一天工作四小時就夠了?我的生產力工具大公開!(下)

時間是不能被管理的

這篇會以介紹我實際運用的生產工具。
還沒有看過上篇講的生產力觀念可以先回去看一天工作四小時就夠了?你一定要知道的生產力技能(上)
回到本篇,對我來說,生產力工具除了可以做時間管理之外,還可以讓我更專注在做這件事情上。
但對於時間管理的概念,我很佩服的一位中國大陸天使投資人李笑來
在「得到APP」上開設的《通往財富自由之路》專欄課程裡學到一個觀念

『時間不能被「管理」,能管理的只有你「自己」。』

我認為真的很有道理。
如果不知道「得到APP」是什麼東西的話,可以參考這篇「得到APP」用了兩年,我得到了什麼?2019最新得到APP完整介紹
因為就算你擁有世界上最強大的時間管理工具,但是你不去用它,那還是沒有達到時間管理的效果。

我的生產力工具介紹

我最常用的生產力工具有三個

  • 蕃茄土豆
  • Trello
  • Ora

這些工具都是免費的,除了Ora之外,番茄土豆及Trello都有網頁及手機APP版,都是雲端同步的。
*Ora目前只有桌機版及網頁版*

番茄土豆

「番茄土豆」其實就是「番茄工作法」的線上版工具

*番茄土豆網頁版
番茄工作法的規則是每25分鐘休息5分鐘
而這25分鐘期間,只能做「一件事情」。
這期間是完全不能分心分神,只能全心全意的專注在你正在做的那「一件事情」
如果這段期間突然想到要做的其他事情怎麼辦?
你可以先暫時用紙筆記錄下來,然後再回到你目前專注的事情上。
這麼做的目的,是讓你維持高度專注力在那「一件事情」上。
因為科學家有研究過,如果在專注過程中被打斷,要再恢復剛才的專注,大腦需要至少重新花15分鐘集中精神才可以。
等25分鐘到了會有5分鐘的休息時間
這5分鐘你可以去上廁所,起來走動走動,或把剛才記錄下來的事做一做。
如果沒有其他事情,也可以檢視前面25分鐘做的事情可以怎麼優化更高效。
而這30分鐘一個循環稱為一個番茄單位。
(我現在在寫這篇文章,也是運用番茄工作法來寫的)
如果你認真用番茄工作法做事
你就會發現如果真的很專注的花8個番茄在做事
一天下來的精力其實也就消耗得差不多了,而8個番茄剛好就是4個小時。
運用番茄工作法來工作不一定使用「番茄土豆」這個工具
依照個人喜好,你喜歡的話也可以拿手機或碼表計時都可以,主要是這個時間到了會發出叫聲提醒你
而我個人喜歡用「番茄土豆」這個工具的原因在於它按下計時之後會發出「滴答滴答」的計時音效
當我聽到這個「滴答滴答」聲,我就知道要專注在現在在做的事情上,保障我不分心。

Trello

「Trello」比較像是清單管理工具
你可以理解成代辦事項清單
他是一套卡片式可自由移動的工具,這個除了有網頁版還有手機APP
帳號登入之後資料都是雲端同步的,非常方便

這是我的Trello管理介面
上面會紀錄一些我預計要做的案子
正在進行中的案子,還有本週要做的重點衝刺中的項目
這樣的目的是讓我知道有哪些事情是正在進行,還有未來預計要做的
做完的就把卡片移到已完成。

Ora

Ora是我最近幾個月才開始用的東西
這個東西是我參加WP小聚聽到某位大神分享的生產力工具
如果不知道什麼是「WP小聚」可以參考這篇如何打造讓自己「上進」的環境?三個方法讓自己變強!
裡面的最後一段有提到。

其實Ora跟Trello功能很類似,甚至可以完全取代掉它!

但因為從圖片上的介面可以看到Ora目前只有全英文,沒有繁化,介面比較不親民。

*2021-10-21更新* 現在Ora有beta版可以選擇使用簡體中文版,但翻得沒有很到位就是了…
另外也沒有手機版APP,所以待辦清單操作上論雲端同步性,我還是比較習慣使用Trello
那我幹嘛還用它呢?
這個Ora裡面有一個計時器的功能我很喜歡
你可以建立好卡片(寫好要做的事情)之後,要做事之前,就按開啟計時
這可以偵測你在做這件事情上面花了多少時間
更棒的是它在Reports這裏,可以回顧你每一件事情的卡片上花的總共多少時間

光是這兩個功能我就選擇用它了

我的生產力工具整合用法

我的工作心法是這樣的,先在番茄土豆建立可以重複執行的任務
視你的情況決定你要命名的任務名稱,這件事情只要建立起來做一次就可以了
名稱可以取得大範圍一點,可以一直重複使用的名稱即可
比如說:寫文章、專案執行、學習自修
只要執行類似的事情用這個類型的名稱進行番茄就可以

接著我會習慣每週一規劃好這一整個禮拜要做的事情
再來把要做的事情建立在Trello上的卡片,提醒我不會忘記,或者視情況調整。
然後每天早上起來做事前,第一件事情就是看Trello上要做的事
第二件事情就是把Trello上的事,規劃成細項步驟然後在Ora上建立卡片
簡單來說就是把你的專案目標拆碎,變成123小步驟

再來就是在你要做事情之前,開始使用蕃茄工作法做事。
打開番茄土豆,按下開始番茄,然後也去Ora按下計時。
好了,接下來就是你25分鐘的專注時刻。
這段時間必須不受任何干擾心無旁騖的認真做事。
等時間一到,會有5分鐘的休息時間。
這5分鐘你可以去走動一下,上個廁所。
或者檢視一下前面25分鐘的過程哪裡可以優化。
如果剛才在番茄過程中有記錄起來要做的其他事情可以利用這5分鐘把它做一做。
當然這件事情是盡量能夠在5分鐘之內完成的事情。
如果做這件事情是超過5分鐘的,那應該是要另開一個專案來執行這件事情。

簡單的一個流程圖會是這樣

這邊我拿上面的「PPT軟體做年度報告」來舉例好了
步驟會是這樣的

    1. 在Trello上“進行中”的欄位下建立“年度報告”的卡片
    2. 在Ora上的預計事項裡規劃”年度報告”的細項任務

比如說:【年度報告】Q1做一個卡片、【年度報告】Q2做一個卡片…以此類推

    1. 在番茄土豆建立”做簡報“的任務名稱(取可以重複用的名稱)
    2. 去番茄土豆的”做簡報“任務按下 開始番茄
    3. 去Ora的”【年度報告】Q1“的卡片按下計時
    4. 開始認真高度專注的做簡報25分鐘
    5. 25分鐘到了之後休息5分鐘,檢視剛才做的過程中哪裡可以優化或更快
    6. 如果事情還沒做完,就重複第四個步驟重複番茄

其實主要就是規劃好你要做的事情,然後使用蕃茄工作法去工作
我認為最關鍵的還是在於“專注”在你做的這件事情上。

找到自己最適合的方法最重要

我在寫文章或做事的時候,需要高度專注。
為了不受干擾,完全專注在我要做的事情上。
我的作法會比較極端一點..
手機我會調整勿擾或飛航模式,電腦上的line也會暫時登出。
手機丟包裡或不在視線範圍之內。
你不一定要跟我這樣做,但我真的是個很容易分心的人。
所以我創造出一個盡可能不讓我分心的環境,我才能維持專注。
不過相信我,如果你跟著我這麼做,你的專注力肯定會大幅提升!

你一定有過這樣的經驗
當你在很專注的在做一件事情的時候,你會沈迷?
比如打遊戲或追劇忘了時間?
其實人一但專注到“沈迷”這個狀態,在腦科學家研究下是進入了叫做「心流」的精神狀態。
腦科學家研究指出當人進入「心流」的精神狀態下大腦會產生高度亢奮感,心情會極度興奮,就好比吸毒的副作用一樣。
生產力會非常之高!
而要怎麼知道自己有沒進入「心流」呢?
我自己是這樣評估的,當我在用番茄工作法做事情的時候
有時候會進入一個做的「非常順手」的狀態
這時後番茄鐘25分鐘一到,番茄土豆響起來
我會馬上關掉休息的5分鐘番茄,直接按下一個25分鐘的番茄繼續工作。
因為我知道我這個狀態非常好,肯定是進入「心流」了,所以我寧可不休息,直接繼續做下去。

生產力方法不一定適合所有人

我這邊提供的生產力方法,可能比較適合個人接案者
或是坐辦公室內勤有獨立空間的上班族
(但如果你時常臨時被叫去開會的話…可能也不適用…)
我也曾經在上班的時候用番茄工作法,做得正順手被叫去臨時開會的經驗
這種感覺真的挺差的,再來更不適合服務業之類的工作者。
(總不能擦桌子擦了25分鐘才去幫客人端菜吧?)
總之生產力方法沒有絕對,找到適合自己的方法才是重點。


本文介紹的所有工具連結
番茄土豆:https://pomotodo.com/intl/zh-TW/
Trello:https://trello.com/
Ora:https://ora.pm/


快速總結
1、『時間不能被「管理」,能管理的只有你「自己」。』
2、番茄工作法的25分鐘期間,只全心專注做「一件事情」。
3、創造出一個盡可能不讓自己分心的環境,才能維持專注。

最後如果你有其他生產力小秘訣,也歡迎留言告訴我,一起交流喔!


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